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Jeder Arbeitgeber in Polen, der einen Arbeitsvertrag, einen Werkvertrag oder einen anderen Vertrag abschließt, der eine Pflicht zur Sozialversicherung auslöst, ist verpflichtet, diese Person bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) anzumelden. Diese Pflicht dient der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung und dem Schutz der Arbeitnehmerrechte.[1]

Frist für die Anmeldung
Die Anmeldung muss spätestens 7 Tage nach Entstehung der Versicherungspflicht erfolgen (in der Regel am ersten Arbeitstag).[2]

Wie funktioniert das Anmeldeverfahren?

1.Auswahl und Einreichung des entsprechenden Formulars:

• • ZUS ZUA– Anmeldung zur Sozial- und Krankenversicherung;
  • ZUS ZZA– Anmeldung nur zur Krankenversicherung.

2. Benötigte Angaben für das Formular:

• • • Identifikationsdaten des Beitragspflichtigen – NIP, REGON, Art des Dokuments und dessen Daten, Name, Nachname, Geburtsdatum, PESEL-Nummer oder Passserie und -nummer (für Ausländer);
    • Identifikationsdaten der zu meldenden Person (PESEL, Name, Nachname, Geburtsdatum usw.);
    • Wohn-/Meldeadresse;
    • Versicherungsartcode – entsprechend der Art der Beschäftigung;
    • Datum der Entstehung der Versicherungspflicht.

3. Einreichung und Archivierung der Dokumente:

• • • • Elektronische Einreichung über PUE ZUS oder in Papierform;
      • Dokumentation, die die Anmeldung bei ZUS bestätigt, muss mindestens 5 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde oder der Werkvertrag ausgelaufen ist.

Besondere Regelungen für Ausländer

• PESEL-Nummer:
  Ein Ausländer muss vor der Anmeldung bei ZUS keine PESEL-Nummer haben. Wenn keine Nummer vergeben wurde, sind die Serien- und Nummerndaten des Personalausweises oder Reisepasses sowie Nachname, Vorname und Geburtsdatum anzugeben.
• Arbeitserlaubnis und rechtmäßiger Aufenthalt:
  Vor der Anmeldung ist sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer eine gültige Arbeitserlaubnis, eine Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitsrecht, ein Visum, das die Arbeit in Polen erlaubt, eine Arbeitgebererklärung oder ein anderes Dokument besitzt, das zur Arbeit in Polen berechtigt – abhängig vom Herkunftsland des Arbeitnehmers.
• Meldung an die Woiwodschaft:
  Bei Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen ist eine zusätzliche Meldung an den Woiwoden erforderlich, die auch eine Kopie des Arbeitsvertrags in polnischer Sprache enthalten muss (gemäß dem Gesetz über die Förderung der Beschäftigung und Arbeitsmarktinstitutionen sowie den Bedingungen für die Zulässigkeit der Beschäftigung von Ausländern in Polen).

Folgen der Nichterfüllung der Pflicht
Die Nichterfüllung der Anmeldepflicht kann zu folgenden Konsequenzen führen:

• Verwaltungsstrafen seitens ZUS;
• Nachberechnung von Beiträgen und Zinsen;
• Risiko von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten und Reputationsverlust.

Die Pflicht zur Anmeldung von Arbeitnehmern bei der Sozialversicherung liegt beim Beitragspflichtigen (Art. 36 Abs. 2 des Sozialversicherungsgesetzes).

Wer ist Beitragspflichtiger und welche Pflichten hat er?
Beispiele für Beitragspflichtige:

• Arbeitgeber (Unternehmer oder natürliche Person) – beschäftigt unter Arbeits- oder Werkvertrag;
• Einzelunternehmer – hinsichtlich eigener Versicherungen.

Pflichten:

• Anmeldung der Person bei der Sozialversicherung innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsbeginn oder Entstehung der Beitragszahlungspflicht;
• Einreichung des entsprechenden Formulars (z. B. ZUS ZUA für volle Versicherungen);
• Angabe der korrekten Versicherungsartcodes entsprechend Art des Vertrags und Art der Versicherung (Renten-, Unfall-, Krankenversicherung usw.);
• Regelmäßige Zahlung der Beiträge und Abgabe von Erklärungen (z. B. ZUS DRA, ZUS RCA).

Praktisches Beispiel

• Wenn Sie Arbeitgeber sind und einen Arbeitnehmer auf Grundlage eines Arbeitsvertrags beschäftigen:
  • Melden Sie ihn bei ZUS als Versicherte Person an;
  • Zahlen Sie Beiträge für ihn (Renten-, Kranken-, Unfallversicherung usw.);
  • Reichen Sie monatliche Erklärungen bei ZUS ein.
• Wenn Sie ein Einzelunternehmen ohne Mitarbeiter führen:
  • Sie sind sowohl Beitragspflichtiger als auch Versicherte Person;
  • Melden Sie sich selbst bei ZUS an und zahlen Sie die Beiträge für sich selbst.

Folgen von Verstößen

• Möglichkeit der Verhängung von Geldstrafen;
• Kontrollen durch ZUS;
• In einigen Fällen – strafrechtliche Verantwortung (z. B. nach Art. 219 Strafgesetzbuch).

Fazit
Die fristgerechte und ordnungsgemäße Anmeldung der Arbeitnehmer bei ZUS ist eine zentrale Pflicht jedes Arbeitgebers und gewährleistet die Einhaltung von Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Besonderes Augenmerk gilt Ausländern, die möglicherweise keine PESEL-Nummer besitzen, sowie verschiedenen rechtlichen Grundlagen für Aufenthalt und Beschäftigung in Polen (z. B. Visa, Arbeitserlaubnis, Arbeitgebererklärung). Die Beachtung dieser Regeln minimiert das Risiko kostspieliger Fehler und sichert die Personalprozesse.

[1] Art. 36 Abs. 1–2 des Gesetzes vom 13. Oktober 1998 über das Sozialversicherungssystem – legt die Pflicht zur Anmeldung von Personen bei der Sozialversicherung beim Beitragspflichtigen fest.
[2] Rechtsgrundlage: Sozialversicherungsgesetz.